Slik gjennomfører dere en beredskapsanalyse
Risikovurderingene i virksomheten sier oss hvilke risikoer industrivernet kan måtte håndtere.
Dette er en kommentar. Den gir uttrykk for skribentens holdninger.
Risikovurderinger har i mange år vært nyttig å bruke for å få kontroll på risikoene vi står ovenfor. De senere årene har det også vært et krav om å gjennomføre risikovurderinger i de fleste virksomhetene. Risikovurderingene forteller oss hvilke risikoer vi kan måtte håndtere. Vurderingene identifiserer hva som kan skje. Med dagens praksis inkluderer risikovurderingene begrenset informasjon om hvordan hendelsene skal håndteres. Et nyttig hjelpemiddel for å utvikle en tilfredsstillende håndteringsevne og beredskap i virksomheten vår er å bruke beredskapsanalyse. Beredskapsanalyse er en systematisk fremgangsmåte for å identifisere, forstå og beskrive beredskapsløsninger med tilhørende krav. Dette er en del av en beredskapsvurdering, som er en samlet prosess som består av å identifisere beredskapssituasjoner, analysere beredskap og evaluere beredskapsløsninger.
Figur 1 viser sammenhengen mellom beredskapsanalyse og beredskapsvurdering. Artikkelens innhold er hentet fra boken Beredskapsanalyse (Eriksen, Rake og Sommer, 2021), som gir en inngående beskrivelse av hvordan beredskapsanalyse gjennomføres. Innholdet samsvarer også med den norske standarden NS5840:2024 Beredskapsvurdering.
Bestemme kontekst
Det er viktig å bestemme konteksten, dvs. bakgrunn, forutsetninger og sammenheng for analysearbeidet før selve beredskapsvurderingen starter. Dette innebærer å avklare i hvilke omgivelser og med hvilke rammebetingelser vi utfører beredskapsvurderingen, samt forhold som har betydning for arbeidet som skal utføres.
En sentral oppgave når vi skal bestemme konteksten vil være å fastsette og beskrive mål, rammer og forankring for beredskapen, med utgangspunkt i myndighetskrav (lover og forskrifter) og egne krav, mål og ambisjoner som virksomheten har til beredskapen og håndteringsevnen.
Det er viktig å gjennomføre en risikovurdering og skape en god forståelse for risiko og sårbarheter i virksomheten. Risikobildet vi utarbeider i forbindelse med risikovurderingen påvirker hvor god beredskap virksomheten må ha, basert på hvilke aktiviteter virksomheten utfører og hvilke verdier virksomheten ønsker å beskytte. Risikobildet hjelper oss til å finne fram til hvilke uønskede situasjoner vi skal håndtere. I tillegg vil det å planlegge analysearbeidet og skaffeunderlagsdokumentasjon være en del av kontekstarbeidet.
Identifisere beredskapssituasjoner
Hensikten med å identifisere beredskapssituasjoner er å finne beredskapssituasjoner som skal være grunnlag for valg av beredskapsløsninger. Utgangspunktet er risikobildet og identifiserte uønskede situasjoner i risikovurderingen. Følgende tre trinn inngår når beredskapssituasjoner skal identifiseres:
- Fastsette beredskapsområdet
- Velge beredskapssituasjoner for analyse
- Beskrive beredskapssituasjoner
Fastsette beredskaps-området
Beredskapsområdet er et utvalg av beredskapssituasjoner som skal være grunnlag for valg av beredskapsløsninger. Ved fastsettelse av beredskapsområdet tar vi utgangspunkt i alle de uønskede situasjonene som kommer frem i kartlegging av risiko og vår forståelse av disse.
| # | Beredskapssituasjon | Kategori |
| 8 | Brann i kontorbygg | Brann |
| 22 | Brann i verkstedhall | |
| 12 | Brann i lagerhall | |
| 6 | Brann i produksjonsanlegg | |
| 1 | Brann i kjøretøy utomhus | |
| 9 | Hjertestans | Personskade |
| 19 | Kuttskade | |
| 15 | Fall fra stillas | |
| 3 | Fallende gjenstand | |
| 5 | Påkjørsel | |
| 11 | Eksponering for farlig stoff | |
| 20 | Oljelekkasje fra kjøretøy | Akutt forurensning |
| 17 | Utslipp fra produksjonsanlegg | |
| 7 | Lekkasje fra lagertank |
Figur 3: Eksempel på kategorisering.
Dersom det ikke foreligger en oversikt over uønskede situasjoner, må en slik oversikt utarbeides først. I dette trinnet inngår også å velge vekk uønskede situasjoner vi ikke ønsker å etablere beredskapsløsninger for. Dette kan være mindre komplekse uønskede situasjoner som bilbulk, hærverk, sårskader osv.
Videre kan det være uønskede situasjoner som vurderes som svært lite sannsynlig og som organisasjonen derfor ikke ønsker å legge til grunn for sine beredskapsløsninger. Eksempler er flystyrt i kontorbygget og meteornedslag i produksjonshallen. Etter å ha valgt vekk uønskede situasjoner har vi fastsatt utvalget av uønskede situasjoner som er grunnlag for valg av beredskapsløsninger, også kalt beredskapsområdet.
| # | Representativ beredskapssituasjon | Kategori |
| 6 | Brann i produksjonsanlegg | Brann |
| 5 | Påkjørsel | Personskade |
| 17 | Utslipp fra produksjonsanlegg | Akutt forurensning |
Figur 4: Eksempel på representative beredskapssituasjoner.
Velge beredskapssituasjoner for analyse
Med utgangspunkt i beredskapsområdet velger vi hvilke beredskapssituasjoner vi skal analysere. Beredskapssituasjoner som håndteres tilnærmet likt vil i stor grad kreve de samme beredskapsløsningene. Disse beredskapssituasjonene kan da grupperes i samme kategori, for å redusere antallet til en håndterbar mengde som kan bearbeides videre i beredskapsanalysen. Det kan være variasjoner i håndteringen av beredskapssituasjoner i samme kategori, men disse variasjonene må utgjøre mindre forskjeller i forhold til analysens detaljnivå. F.eks. kan personskader være en kategori i en middels detaljert beredskapsanalyse, som inkluderer både fallulykker, hjertestans og klemskader. Alle situasjonene vil kreve førstehjelp, men type førstehjelp vil variere sammen med nødvendig førstehjelpsutstyr. Men siden analysen ikke er så detaljert, vil responsen være så å si lik for situasjonene.
Når beredskapssituasjonene er inndelt i kategorier velger vi videre representative beredskapssituasjoner i hver kategori. Den representative beredskapssituasjonen representer de andre beredskapssituasjonene i den samme kategorien og som krever tilnærmet lik håndtering. Vi velger normalt en representativ beredskapssituasjon for hver kategori av beredskapssituasjoner, men kan velge to (eller flere) representative beredskapssituasjoner fra samme kategori hvis håndteringen varierer mye.
Dimensjonerende beredskapssituasjoner er representative beredskapssituasjoner som ligger til grunn for dimensjonering av beredskapsløsninger. Vi velger de mest troverdige krevende beredskapssituasjonene i hver kategori når vi skal velge dimensjonerende beredskapssituasjoner. Kriterier for krevende kan i denne sammenheng være personell og ressursbehov, tidskrav, kapasitet, kompetansebehov, kompleksitet, varighet, eller krav til samhandling. Et sett med dimensjonerende beredskapssituasjoner kan betegnes som beredskapens ytelsesramme.
Har vi beredskap for de dimensjonerende beredskapssituasjonene har vi også ytelse og kapabilitet til å håndtere de øvrige beredskapssituasjonene i beredskapsområdet. Dette innebærer at vi har tilstrekkelige tekniske, operasjonelle og organisatoriske kapasiteter og kapabilitet til å håndtere de mest troverdig krevende beredskapssituasjonene vi kan oppleve.
| Navn på beredskapssituasjonen: (...) | «Nummer» | ||
| Fase | «Analyseinnhold» | Krav | Forutsetninger og antakelser |
| Overvåke | |||
| Varsle og mobilisere | |||
| Håndtere | |||
| Normalisere |
Figur 5: Faseinndelt analyseskjema.
Beskrive beredskapssituasjoner
Siste trinn med å identifisere beredskapssituasjoner er å beskrive de utvalgte beredskapssituasjonene som skal analyseres, da de utvalgte beredskapssituasjonene kan være gjenstand for tolkning. Vi må derfor først etablere en felles forståelse av hva de består av. Sentralt her er en scenariobeskrivelse, som er en beskrivelse av tenkt situasjonsutvikling. I scenariobeskrivelsen vektlegger vi hendelsesforløpet i situasjonen, uten beskrivelse av hva involverte beredskapsaktører utfører for å håndtere situasjonen. Slike beskrivelser kan som oftest hentes fra risikovurderinger, og justeres dersom behov.
Analysere beredskap
Analyse av beredskap innebærer en systematisk og strukturert gjennomgang av hele eller deler av håndteringen av beredskapssituasjoner. Analyseinnholdet avhenger av analysens hensikt, mål og omfang, men vil typisk omfatte tema som organisering, ressurser, kompetanse, samvirke, HMS, strategi og taktikk, barrierer, interessenter og kommunikasjon.
Den vanligste analysestrukturen er å bruke en faseinndeling på hver beredskapssituasjon, dvs. dele håndteringen inn i faser. Generelle beredskapsfaser som kan benyttes er:
- Overvåke
- Varsle og mobilisere
- Håndtere
- Normalisere
Når vi har valgt hvilke faser som skal brukes i beredskapsanalysen, anvender vi disse for de utvalgte beredskapssituasjonene. Det er vanlig å bruke analyseskjemaer som består av en kolonne med beredskapsfaser på venstre side, og så fylle inn forslag til løsninger i kolonnene til høyre.
Figur 5 viser et standard oppsett for beredskapsanalyseskjema. I boken Beredskapsanalyse er det eksempler på analyseskjema for ulike tema/innhold.
Sentralt i analysen, uavhengig av tema, er oppgaver som må gjøres for å håndtere beredskapssituasjonene. For enklere å identifisere oppgaver kan vi spørre hvilke behov vi har for å håndtere situasjonen i de ulike fasene. Behov innen fasen håndtere kan være å ivareta sikkerhet, organisere skadestedet, ivareta uskadde og skadde personer, sikre god informasjon og kommunikasjon, osv. Behov kan enten være ledeord en fasilitator bruker for å stimulere til å identifisere oppgaver, eller det kan være en egen kolonne i analyseskjemaet. Med et bevisst forhold til situasjonens behov vil konkrete oppgaver bli tydeligere. Detaljnivået på beskrivelsene av oppgavene må være tilpasset formålet med analysen. «Organisere skadestedet» vil ikke være en hensiktsmessig oppgavebeskrivelse når vi skal kartlegge arbeidsomfang og fordele oppgaver til ulike roller på et skadested – da må alle deloppgavene i organisering av skadestedet spesifiseres.
Krav til beredskapsløsninger angir egenskaper som beredskapsløsninger skal ha. Disse skal bidra til at målene for beredskapen blir oppnådd, og blir også ofte omtalt som ytelseskrav når de spesifiserer ytelse. Krav kan være både kvalitative og kvantitative og knyttes til ulike deler av beredskapen, f.eks. funksjoner og roller i beredskapsorganisasjonen, utstyr og verktøy, taktikk og strategi, osv. For å definere kravene angis det i analyseskjemaet hva som kreves for å kunne utføre oppgavene på en tilfredsstillende måte.
Forutsetninger og antagelser gjøres alltid underveis i analysene. Forutsetninger er betingelser vi velger som grunnlag for beredskapsløsninger. Antagelser er forestillinger vi forventer er riktige og som vi velger som grunnlag for beredskapsløsninger. Det er nødvendig å dokumentere forutsetninger og antagelser som gjøres, og ta dette med i betraktning når beredskapsløsninger skal evalueres.
Figur 6 viser et eksempel på utdrag av analyseskjema for ressurser for beredskapssituasjonen «Brann i produksjonsanlegg».
Ressurser: Brann i produksjonsanlegg 06
| Fase | Oppgaver | Ressursbehov (utstyr, verktøy og hjelpemidler) | Spesifikasjoner | Krav | Forutsetninger |
| Varsle og mobilisere | Varsle industrivern | Alarm-/sireneanlegg | Lyd og lys, som kan observeres i alle bygninger | V-06-01: Industrivernpersonell iht. dimensjoneringskrav skal til enhver tid være til stede ved virksomheten | FA-06-01: Industrivernpersonell er på jobb og ikke rammet av hendelsen |
| Varsle redningsstab | 5 mobiltelefoner – én til hvert medlem av redningsstaben | God batterikapasitet, samt powerbank tilgjengelig | V-06-02: Alle medlemmer av redningsstaben skal ha mobiltelefon | FA-06-02: Det er dekning for mobiltelefon der medlemmene i redningsstaben befinner seg | |
| Håndtere | Sikre skadested | Sikringslag, sperrebånd/-bukker | 2 sikringspersoner 100 meter sperrebånd 1 bukk per tilkomstvei 2 refleksvester | H-06-03: Sikringslag skal bestå av 2 sikringspersoner, og nødvendig sikkerhets- og sperremateriell | FA-06-03: Ansatte som ikke er skadet eller innsatspersonell evakuerer området og respekterer sperringer |
| Finne og redde ut personer fra røykfylt område | Brann-/røykdykkerlag og brannbil | Utstyr og personell til røykdykkerinnsats på nivå 1: 2 røykdykkere, 1 røykdykkerleder, og 1 pumpekjører, samt 1 brannbil med røykdykkerutstyr, brannslanger og minimum 2000 liters vanntank | H-06-04: Et brannlag skal bestå av 2 røykdykkere, 1 røykdykkerleder og 1 pumpemann med tilgang til nødvendig utstyr for røykdykkerinnsats på nivå 1. H-06-05: Røykdykking skal tilfredsstille anbefalinger i DSBs veiledning om røyk- og kjemikaliedykking (for nivå 1) | FA-06-04: Produksjonsanlegget stanses umiddelbart når brannalarmen varsler om brann | |
| Førstehjelp til 2 skadde | Førstehjelpslag, bårer og førstehjelpsutstyr | Se egen kravspesifikasjon for førstehjelpsutstyr | H-06-06: Et førstehjelpslag skal bestå av 2 førstehjelpere og førstehjelpsutstyr til å behandle 2 hardt skadde | FA-06-05: Normal bemanning i produksjonsanlegget |
Figur 6: Eksempel på utfylling av analyseskjema.
Evaluere beredskapsløsning
Etter at vi har analysert beredskapen og ulike beredskapsløsninger, må vi evaluere for å identifisere den mest hensiktsmessige beredskapsløsningen. Dette innebærer en vurdering av ulike løsninger fra analysen av beredskap opp mot evalueringskriterier. Slike kriterier kan for eksempel være samsvar med regelverk, risikopåvirkning, måloppnåelse, kvalitet, HMS og økonomi.
Når evaluering av beredskapsløsninger er utført, må det utarbeides en rapport hvor arbeidet blir dokumentert og anbefalte løsninger presenteres. Her bør det inngå en GAP-analyse som synliggjør hvor det er mangler i dagens beredskap, samt oversikt over anbefalte tiltak med tilhørende nødvendige rammevilkår for å kunne implementere tiltakene og få ønsket effekt.
Iverksette beredskapsløsninger
Å iverksette beredskapsløsning innebærer at ledelsen beslutter beredskapsløsning og implementere denne i praksis. En beredskapsanalyse, med tilhørende tiltak, skal følges opp med bruk av eksisterende ordninger og verktøy i organisasjonen, for eksempel som en del avhandlingsplaner, budsjettprosesser og i kvalitetssystemet. Iverksettelse av beredskapsløsninger kan innebære større og langvarige endringer, samt justeringer av beredskapsdokumentasjonen.
Kommunikasjon og konsultasjon
En vellykket beredskapsvurdering baserer seg på god involvering av nødvendige interessenter, f.eks. ansatte, styret og nødetatene for å bedre tilgangen til relevant informasjon og kunnskap. Vi må derfor jevnlig kommunisere og konsultere med flere relevante parter og aktører i arbeidet. Kommunikasjon og konsultasjon er derfor et gjennomgående element både før, under og etter beredskapsvurderingene.
Overvåkning og gjennomgang
Overvåkning og gjennomgang skal sikre at alle aktiviteter i beredskapsarbeidet planlegges, utføres og følges opp med nødvendig kvalitet ved hjelp av metoder og verktøy for kvalitetssikring og kvalitetskontroll. I tillegg skal overvåkning og gjennomgang sikre at organisasjonens beredskap til enhver tid er tilpasset behov, omgivelser og rammebetingelser, samt blir systematisk forbedret. Det vil hele tiden oppstå endringer i organisasjonen og vi får erfaringer fra hendelser og øvelser i organisasjonen vår og fra omgivelsene som påvirker behovet og løsninger vi vil ha for beredskap.
Artikkelen ble først publisert i Sikkerhet nr. 2/2022.
