Når teamet forstår ulikt, blir beslutningene svakere

Mange forbinder gode beslutninger i krevende situasjoner med enkeltpersoner som «tar kontroll». I praksis er det sjelden slik. I operative miljøer er beslutninger som oftest et resultat av team – ikke individ. Og kvaliteten på beslutningene avhenger i stor grad av hvor godt teamet deler en felles forståelse av situasjonen.

Gjennom erfaring fra redningshelikoptertjenesten er dette tydelig. Beslutninger tas ikke i et vakuum, men i samspill mellom flere funksjoner, ofte under tidspress og med informasjon som endrer seg fortløpende. Da er det ikke nok at én person har oversikt. Teamet må forstå det samme – raskt nok.

Det er også her koblingen til beslutningsvinduet blir tydelig. For i mange situasjoner er ikke utfordringen først og fremst at informasjonen mangler. Utfordringen er snarere at den:

• oppfattes ulikt

• vektes ulikt

• eller blir værende hos enkeltpersoner i stedet for å bli delt

Når det skjer, kan teamet befinne seg i den samme situasjonen – men i praksis operere med ulike virkelighetsbilder. Og da blir beslutningsvinduet kortere enn det egentlig trengte å være. Det er en viktig påminnelse om at beslutningsvinduet ikke bare er et individuelt fenomen. Det er i stor grad også et teamfenomen.

Felles mentale modeller

Forskning på beslutningstaking i team peker på betydningen av det som gjerne omtales som «felles mentale modeller». Det innebærer en delt forståelse av:

• hva som skjer

• hva som er målet

• hvem som gjør hva

• og hva som sannsynligvis kommer til å skje videre

Når slike modeller er til stede, forbedres både koordinering, informasjonsdeling og evnen til å tilpasse seg endringer (Salas, Sims, & Burke, 2005; Johnsen, u.å.).

Når de ikke er det, oppstår det raskt utfordringer:

• informasjon blir ikke delt

• signaler tolkes ulikt

• og teamet beveger seg i praksis i ulike retninger

Krever trening og tillit

I operative situasjoner kan dette få direkte konsekvenser for både fremdrift og sikkerhet. Et interessant funn fra studier av operative team er at de beste teamene ikke nødvendigvis kommuniserer mer – men de kommuniserer riktigere. Relevant informasjon deles tidlig og ofte uoppfordret, slik at beslutningstakere får et bedre grunnlag for valg (Johnsen, u.å.).

Dette peker på noe grunnleggende: Gode beslutninger er ikke bare et spørsmål om individuell kompetanse. De er et resultat av hvordan team fungerer sammen.

For ledere på operativt nivå innebærer det et tydelig ansvar: Ikke bare å ta beslutninger, men å legge til rette for at teamet:

• deler informasjon aktivt

• utvikler en felles forståelse

• og korrigerer hverandre når bildet er ufullstendig eller feil

Det krever trening. Det krever tillit. Og det krever en kultur der det er rom for å si fra tidlig. For i praksis er det ofte slik: Den største risikoen er ikke at ingen ser hva som skjer. Det er at folk ser det, men ikke deler det.

­

Denne artikkelen er del av en artikkelserie om proaktiv ledelse og teamarbeid. Artikkelserien er først publisert på artikkelforfatterens LinkedIn-profil og er gjengitt med tillatelse. Du finner lenke til de andre sakene i serien i boksen under.

Artikkelserie: Proaktiv ledelse og teamarbeid

Del 1: Operativ ledelse handler sjelden om å vite alt

Hvor ofte tror vi at vi trenger mer informasjon, og når det vi egentlig trenger er bedre forståelse?

Del 2: Når prosedyrer (alene) ikke er nok

Gode prosedyrer fritar oss ikke fra behovet for vurdering, situasjonsforståelse og operativ dømmekraft.